会計CSVを出力したあとに確認したい、取込までの手順

経理の入力を支援するアプリからCSVを出力できても、それだけで会計ソフトへの登録が完了するわけではありません。出力、取込、登録結果の確認を分けて、どこまで確かめたかを残しましょう。この記事は作業手順の整理であり、個別の仕訳や税務判断を説明するものではありません。

まず、取込先と形式を特定する

利用する会計ソフト、取込機能、ファイル形式を確認します。同じCSVという拡張子でも、列の順番や必要な項目が一致するとは限りません。製品の公式手順を見ながら、どの形式を出力する必要があるかをそろえます。 たとえばfreeeの公式ヘルプでは、指定形式のCSVを使う仕訳データの取込方法と、登録結果を確認する手順が説明されています。これはfreeeの特定の取込方法の説明で、ほかのソフトにも同じ操作が使えるという意味ではありません。出典：freeeの仕訳データ移行手順

再取込を判断するためのメモを残す

ファイル名、実行日時、担当者、出力件数、登録件数、不一致の内容を一組で記録します。件数が合っていても項目がずれている場合があるため、金額や対象期間も確認します。やり直す場合は、削除や重複処理の公式手順を確認してから担当者が判断します。

少ない件数で、対応する項目を確かめる

最初から大量のデータを登録する前に、取込先で許可されたテスト方法を確認します。日付、金額、科目、取引先など、必要な項目が意図した場所に入るかを見ます。元資料、出力ファイル、取込後の結果を対応づけられる状態にしておきましょう。 誤ったデータを消してやり直せるか、誰に確認するかも先に決めます。本番データを使った試行を、手順を確認せず始めないことが大切です。

「エラーなし」と「正しく登録」を分ける

エラー表示がないことは、すべての内容が業務上正しいことを保証しません。件数、金額、対象期間、必要な区分が合っているかを確認します。不一致があれば、出力側と取込側のどちらで起きたかを調べられるようにします。

• 出力したファイル名と対象期間
• 出力件数と取込件数
• 確認した項目と不一致の有無
• 取込を実行した担当者
• 再実行が必要かどうかの判断

同じファイルをもう一度扱うときは、取込先の重複処理を確認し、登録済みかどうかが分からないまま実行しないようにします。

候補作成から登録までの責任をそろえる

AIやルールが作った候補は、人が内容を確認する工程と組み合わせます。Chienowaの経理アプリも、人による承認を含む入力支援として試験導入を進める位置づけです。CSVを作成できることと、利用先での取込確認が完了していることを分けて案内します。 導入の相談では、会計ソフト名と、現在どの形式でデータを受け渡しているかを整理してください。試験導入で確認する範囲を決める出発点になります。

CSVや元資料を扱う担当者と、アクセスできる範囲も確認します。IPAの中小企業向けガイドラインは、情報管理の体制を整理する参考資料です。参考：IPAの情報セキュリティ対策ガイドライン

本記事に記載したChienowaの提供条件は、株式会社キヅケルへの制作時の確認に基づきます。契約前に最新の条件をご確認ください。