AI導入は何から始める？ 最初に整理したい「仕事の一覧」

AIを使ってみたいけれど、どの業務から始めればよいか決まらない。そんなときは、いきなりツールを比較するより、普段の仕事を一つだけ書き出してみましょう。この記事では、最初の相談や社内検討に使える整理方法を提案します。

「営業を効率化する」を、作業の名前にする

「営業」「経理」のような部署名だけでは、任せたいことが広すぎます。「問い合わせを読み、担当者を決める」「商談後にメモを整理する」など、始まりと終わりが見える作業に分けます。最初から会社全体を調べる必要はありません。担当者が毎週繰り返している仕事を三つ選ぶところからで十分です。 たとえば、商談後の仕事なら、メモを集める、決定事項を抜き出す、社内向けに整える、内容を確認する、という流れになります。AIを試す候補は、この途中の作業です。どこまでを対象にするかを先に決めると、できたかどうかを確認しやすくなります。

一つ書いてから、同じ形で増やす

たとえば「商談後のメモ整理」を一行目にします。担当者、週に何回あるか、入力に使う資料、出力の受け手を書き、その横に「人が決めること」を残します。うまく切り分けられない作業は、無理に自動化候補にせず、相談したい項目として保留にします。

入力する情報と、必要な出力を並べる

次に、作業を始めるために必要な資料と、終わったときに欲しいものを並べます。「文章を作る」だけでなく、「担当者が確認できる箇条書きの下書き」のように書いてください。完成品の条件が曖昧だと、出力を何度修正しても終わりが見えません。

• 作業名：商談メモの整理
• 入力：共有が許可されたメモ
• 出力：決定事項・未決事項・次の担当を分けた下書き
• 最終確認：商談に参加した担当者

これは説明用の例です。実際の顧客情報を入力してよいかは、利用環境と社内ルールを確認してから判断します。

作る時間だけでなく、直す時間も記録する

一度うまく動いたことと、業務で使い続けられることは別です。試す前の所要時間に加え、AIへの指示、確認、修正にかかった時間も記録しましょう。OpenAIも、ChatGPTが誤った情報をもっともらしく出す場合があると説明しています。出力を確認する工程を含めて評価する必要があります。出典：OpenAIの回答精度に関する説明

最初の相談には、困った例を一つ持ち込む

相談時に必要なのは、立派な企画書より「この作業で、ここに時間がかかる」という具体例です。共有できる範囲に加工した例があれば、作業の分け方や試す順番を考えやすくなります。対象業務、欲しい出力、確認者がそろったら、まず小さく試し、結果を見て次を決めましょう。

今週の確認リスト

• 毎週繰り返す作業を三つ書いた
• 一つの作業の始まりと終わりを決めた
• 入力してよい情報の範囲を確認する担当を決めた
• 試した結果を誰が確認するか決めた

社内だけでは対象を絞れない場合は、業務の整理から相談できるAI顧問の提供内容をご覧ください。

社内資料を試す前には、利用するサービスの契約と情報の扱いも確認してください。OpenAIは法人向けサービス等のデータ利用条件を公開しています。学習への利用方針だけで、社内情報を入力してよいと判断せず、自社のルールと合わせて確認します。参考：OpenAIの法人向けプライバシー